¿ QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ?
Es la planeación, organización, dirección y control de los
recursos para lograr un objetivo a corto plazo.
También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando
se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades
no repetitivas.
Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de
administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos tomando en cuenta los recursos existentes, como tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La administración de proyectos implica una gran importancia, por
lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos
espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en
procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroquímica, en
telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.
Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos
productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores
de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones
en una organización, provocando que los métodos de administrativos
convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración
de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de
organización.
Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos
cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración procura siempre el máximo aprovechamiento de
los recursos, mediante su utilización eficiente. Las principales
funciones de la administración se engloban en planeación,
organización, dirección y control.
Las tareas más
importantes de la planeación son determinar el status actual de la
organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se
necesitarán, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados
de control y coordinar durante todo el proceso de planeación.
La organización realiza actividades en grupo, de asignación y
asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a
cabo las actividades.
Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a
realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los
recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.
El siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el
comportamiento humano hacia las metas establecidas.
¿ QUÉ ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS ?
El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo
que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la
ejecución exitosa de un proyecto específico.
El administrador de proyectos es una extensión del administrador
general de una organización.
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FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
El administrador de proyectos opera independientemente de la
cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y
evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar
políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización
del proyecto mediante compromisos contractuales.
Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los
planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento
adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.
Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes
preguntas:
* ¿ Qué se va a hacer ?
* ¿ Cuándo se va a hacer ?
* ¿ Por qué se va a hacer ?
* ¿ Cuánto dinero está disponible para hacerlo ?
* ¿ Qué tan bien se está haciendo el proyecto ?
IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
La posición del administrador de proyectos es importante porque
las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una
administración efectiva y más específica usando estructuras y
relaciones organizacionales tradicionales.
Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la
cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.
C O N C L U S I O N E S
Después de haber realizado este trabajo, se puede observar que
las organizaciones actuales, debido a su complejidad de operaciones,
recursos y manejo, requieren un tipo de administración un poco más
enfocada a metas específicas.
La administración de proyectos es una respuesta a esta necesidad,
teniendo como ayuda a una persona encargada de coordinar todo el
proceso. Esta persona es el administrador de proyectos, quien es una
extensión del administrador general.
Mientras que el administrador de proyectos se encarga de
propósitos específicos, el administrador general puede delegar
responsabilidades y desempeñar mejor su trabajo dentro de toda la
organización
